OA系统档案管理

       相信做过档案管理员的人都有这样的体验，每天需要整理大量的企业档案资料，编号、登记、归档、整理。这些看似简单的工作实际需要用大量的时间来完成，可能经常一抬头就发现隔壁桌的同事已经下班走了。而且企业的档案资料需要确保其完整性和安全性，稍有不小心可能会资料丢失，造成无法弥补的损失。

       档案工作的繁琐，需要大量人力来完成。如何才能实现更为简单的档案管理，降低企业的运营成本呢？利用OA系统通过电子化的分类存储、无纸化的借阅操作，降低档案管理的“繁琐”度，提高效率。

1、档案资料电子化存储

OA系统的电子档案管理平台，可以实现卷库、案卷、文件管理的全程电子化。通过电子化的信息录入，可以随时进行卷库、案卷、文件的线上上传、编辑、查看、删除，不受时间和地域限制，并且该操作支持批量完成。在进行新建时，可详细列明名称、编号、保管期限、所属案卷/卷库、组卷年度，并且可以通过附件上传封面及相关资料。

文件组卷。文件组卷时，选中所需组卷的文件，即可批量性的将选中文件组卷至相应案卷中。选择案卷时，可直接查看该案卷的基本信息，防止组卷错误。

案卷封/拆卷。组合起来的案卷也可进行拆卷操作，以方便对文件进行重新组合。对于整理好的案卷，可将其封卷，避免误拆风险。

权限管理。企业的档案基本上都存储着需要保密的文件，为了保证其安全性，需要对其进行权限的设置。在系统内，针对特定的卷库、案卷、文件，都可进行借阅范围的设置，权限可详细到个人，防止隐私泄露，进一步提升档案的安全性。

2、档案轻松管理，管理日志留痕迹

随着企业的进一步发展，存储在系统内的档案可能会失去价值，需要进行销毁。然而，在销毁中总是会遇到销毁痕迹无迹可寻的问题，还可能会遇到误销案卷无法恢复的问题，给档案工作带来极大的麻烦。

在电子档案管理平台内，就可以轻松解决这一问题，档案的所有操作日志都可以在系统中查询到，责任可以落实到人；如果档案被误销毁还可以恢复。在鉴定案卷时，可查看该案卷基本情况，并进行鉴定意见的书写，系统自动汇成鉴定日志。确保重要案卷不丢失、不损害，管理方便。

3、电子化借阅流程

档案具有高隐私性，借阅管理需要非常谨慎，发生丢失或损害，也能第一时间找到责任人。​

通过流程化运转，有借阅需求可直接进行线上申请，写明借阅的时间及归还时间，相关负责人可通过“借阅审批”列表进行审批。通过“我的借阅”可查看审批情况及过往借阅记录；通过借阅记录则可以查看全部人员的借阅情况及归还情况。除此之外，借阅信息也将自动记入“日志”中方便统一管理。

       繁琐，不应该是档案工作的代名词。通电子化信息录入、全方位“日志”跟踪、便捷权限管理、无纸化借阅申请，将繁琐化为精细，让档案管理更简单。

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