信息化档案管理系统

      作为企业知识资产和信息资源的重要组成部分，企业档案承载了企业的发展历程包括研发、生产、经营和管理等活动中的具有重要价值的信息，具体表现为文字、图表、声像等不同形式。

       一般对企业档案的正确管理，不仅能够帮助企业内部人员及时了解内部大致情况，还能提供给社会各界以及相关人士关于企业事务的有效依据。因此，对档案的管理工作在企业的发展中起着举足轻重的作用。然而，随着计算机技术和网络的飞速发展，在信息普及的现代，部分企业仍在使用的传统档案管理方式已变现的“力不从心”：不论是电子或纸质档案，由于种类繁多且存储分散，加大了管理难度，时常陷入“混乱局面”，使得历史归档记录追溯难度大。

       其中，电子档案由于检索字段较单一，降低了档案检索效率低，常导致“求而不得”的结果；纸质档案不论是归档还是借阅的过程，都存在障碍、效率低下，且易损坏、丢失，进而导致信息泄密。此外，当电子与纸质档案同时存储同一信息时，两者之间的匹配管理工作难度大，并且档案权限管理相对麻烦。为加强企业会计档案的管理，促进企业整体会计基础工作管理水平的不断提高，国家陆续出台了一系列政策规范及安全易用、可持续发展的档案管理方案，揭开了电子档案在我国逐渐兴起的序幕。

与传统纸质档案相比，电子档案具有下述特性：

1 共享性

电子档案中的所有信息数据可以得到有效的利用，这样一来就能够使资源共享的目标得以实现。

2 多样性

电子档案可以存储图像、文字、视频和声音等多种类型信息数据，与纸质档案相比更具有多样性。

3 经济环保性

因为电子档案只需要利用计算机设备就能够完成档案的收集、整理、存储和查阅，不需要使用纸张，一定程度上节约森林资源。

4 保护原件性

电子档案主要是以数据信息的形式出现的，无论怎样查阅或者是浏览都不会对原件造成损害。

5 便于传输性

依赖于互联网技术，电子档案作为一种数据构成，其无论是传递还是转换，速度都高于纸质档案。

6 开放性

电子档案解决了传统档案在时间和空间上的局限性，支持多人在多台设备、多系统查阅同一份档案信息。

       对于不少企业已完全摈弃纸质档案，实现档案管理的全面电子化的现象，依旧有不少反驳声。诚然，如同报纸和电子媒介一般，虽然纸质档案管理模式短期内也不会消失，但电子化注定成为未来趋势。因此，在这个纸质与电子档案“双轨存储”过渡期，实现档案管理工作电子化是每个企业不可避免的道路。

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