高校档案管理系统

文章分类:APP热点新闻 发布时间:2024-05-11 原文作者:sky 阅读( )

       随着现在的教育水平上涨,各高校的招生人数也在不断地增加,学生的数量也是空前壮大。那么高校的档案工作将会迎来新的挑战。那档案管理难怎么办呢?别急,科技的创新也为管理工作带来了新型的工具“档案管理系统”,那么系统到底有哪些功能呢?可以帮助我们做到哪些呢?

高校档案管理系统功能

一、 文件接收功能

在面对学生的档案从其他地区转移到本校时,将会接收此学生的一系列档案数据,放在之前就需要很多专门人员去手工接收。

并且还要花时间进行核对,不仅费时费力而且还需要更多的成本。档案管理系统就提供了文件接收的功能

可以通过数据接口获取归档文件,以档案系统与其他应用系统间设立中间库的形式,接收其他应用系统产生的待归档文件,选择要进行归档操作的文件,提交后纳入一般归档流程中;

 

二、 归档文件维护

在接收到文件后,一般会进行维护工作,因为档案是要长时间进行利用的,所以在保存与维护上做好充足的准备

系统将代替人工的操作,因为以往的人工操作效率是很低的,对于数量庞大的档案,需要花费很多的时间来工作

而系统可以自动对归档文件的条目信息进行增加、修改、删除、查看详情以及对附带电子文件的上传等操作;提高工作的效率。

三、 归档流程控制

系统以工作流的方式控制归档整个过程,包括将文件或案卷根据预定义的处理流程提交流转到下一操作环节,或退回上一环节,以及查看在流转过程中产生的流转记录。

 

       这些功能也只是档案管理系统功能中的冰山一角,系统带来的不只是这简简单单的流程简洁化,更多的是工作方式以及投入的转变现在也有很多高校以及档案馆开始使用档案管理系统,并且也获取了不小的收益,也在档案管理这项工作中取得了很好的成绩。

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