OA系统档案管理

       档案管理是企事业单位，特别是政府机构办公管理中不可或缺的一部分，是企业的无形资产和宝贵的信息资源。档案管理的重点是信息安全，存放有条理，借阅有记录，查阅速度快。其意义在于使企业重要档案安全不泄露的同时又能实现灵活共享，使知识产权在企业内部活起来。协同OA系统，针对传统的档案管理易出现的档案易丢失、存放混乱、查找不易、借阅追回难等诟病，结合现代企业对档案管理的需求，设计开发了一套信息化智能档案管理平台，力求做到精准、快捷、安全。

档案管理的2大重点，一个是归档，一个是流动。协同OA系统都有可圈可点的地方。

主要亮点

一、档案归档、分类清晰、有序管理

对于大型企事业、政府单位来说，有纷繁复杂的的各类档案非常多，传统的方法档案收集、存储都以手工为主，盘点工程大，耗时长，还容易出现错漏的情况。同时没有完善的分类和编码格式，导致分类不清晰，查找困难，出现隐形丢失。

1、清晰的档案分类、历史档案归档

档案分类是档案管理的第一步，协同OA系统可根据企业不同需求，编制企业的专属分类目录，通过表单建模搭建档案类别，树状可视化表单显示，清晰直观，维护方便。

针对企业的历史档案归档进OA系统，档案管理员可以根据过往的档案相关信息通过EXCEL批量导入进OA系统中，包括档案分卷、档案编号、档案名称、档案类别、档案保密等级、纸质档案存放位置、归档日期、归档人等信息都了自动录入，不需要进行重复的录入和筛选。

2、一档一号，查找容易，不易丢失

档案难查找怎么办？相识档案容易弄混怎么办？协同OA系统按照档案的大类+小类+流水号，为每一个档案都进行统一的编号处理，一个档案一个编号一个身份标志，如企业有需要还可形成独特的二维码或条形码标志。避免了传统档案没有规范的编码规则，不易存档和查找的问题。

3、线上线下统一格式分类归档管理

有了类别有了编号，协同OA系统，还需要把线上线下的文件统一格式进行归档管理。首先在线上建立电子档案盒，将相同类别的档案文件放在一个盒子里，生成档案盒序号、公司名、档案盒题名、柜号、备注、录入人、录入时间等信息，同时生成档案盒的背脊信息，可打印出来，形成卷内目录、档案背脊，方便查询，实现档案的线上与线下管理统一。

4、可视化档案库管理，贴心到期提醒，整体把握状态

协同OA系统，把整理的档案信息，都统一归入档案库管理，通过树形结构分组展示档案状态。并可形成台账，显示档案的基本信息、保管期限、页数、在库状态等，方便档案管理员查找。同时管理员可以在档案信息库中定期导出收集档案文件的汇总数据，月/年的收集情况和档案销毁情况，使档案管理员能够对档案的总体情况进行把控。

同时，为了保证公司各种资格证书和证照信息能够及时地在失效前销毁或者更新，协同OA系统可设置到期提醒管理。根据具体需求在档案到期前期，系统自动提示档案管理员，不需要一个个去查是否到期，不容易遗漏且效率高。

二、流程化档案借阅管理，全记录有迹可循

档案归档管理做好了，档案管理平台就做好了一半，另一个重要的部分是借阅管理，协同OA系统，对档案借阅进行全流程的管理，通过流程申请借阅档案，批准后，方可进行借阅，借阅后系统自动把该档案调整到借阅状态，返还后，显示已归还。同时这条借阅记录自动归档，进入到个人借阅历史中，后期可以查看。整个借阅过程全部在OA系统上进行。

1、借阅申请关联档案信息，安全有保证

借阅人在填写借阅申请时，OA系统自动过滤了已销毁、已借出的档案，只能选择未借出的档案，同时申请人需填写借阅日期和预计归还日期，便于追踪。为方便管理，OA系统还可设置对不同部门不同级别的员工可借阅的档案的数量和类别进行限制。防止秘密档案外传。除此之外，为了进一步加强档案安全措施，电子档案下载时会自带水印，包括借阅人、借阅日期等，保证公司信息泄露可进行追究。

2、档案的状态可追踪，到期有提醒

档案的状态根据流程的流转而自动变化，自动改变状态，已借出、已归还、在库等信息不用手动操作，一目了然。在已借出的状态下，如果借阅人需要进行延期续借，可通过之前的借阅流程中选择需要续借的内容通过续借申请按钮快速发起续借。

同时系统会在到期前期对借阅者进行提醒，以免超期，如档案逾期未还OA系统讲自动对借阅人报警，提示哪个具体档案为归还，同时档案管理员也会受到该员工预期未还的提醒。逾期后每天收到短信提醒一次。若是借阅电子档案，则系统将自动控制当前借阅人的可查阅时间，预计归还日期结束后将自动收回文档查阅权限。

3、档案借阅全程记录，台账清楚可查询

​协同OA系统根据员工的借阅申请的流程，可自动形成档案借阅记录台账。每位员工的所有借阅信息OA系统自动记录，可按照员工或者类别、档案名称等各种查询条件检索，一键导出明细，方便统计。公司管理层可以分享借阅记录台账的数据，根据借阅各类资料的次数、共享价值，更新或销毁信息，提高档案的利用率，避免无效档案占用资源。

档案管理，作为公司重要信息的管理，是企业管理中非常重要的一个环节，任何的错漏都有可能给公司带来巨大的损失，其管理意义不言而喻。协同OA系统，通过对档案的整体流程化管理，实现档案分类别，一档一码的有序电子归档，同时全流程化管理借阅环节，借阅过程全程OA记录归档，到期有提醒，损坏有记录，安全有水印，借阅有层级，查看有台账，从而轻松的解决了传统档案管理，归档混乱、查找不易、借出难归还的难题，当档案管理员从成堆的档案中里出头绪，能从全局把关管理档案。协同OA系统让公司档案管理在轻松实现流通共享的同事安全落到实处。

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